仕事の結果は準備次第で決まる。できる人がやっている方法

こんにちは、チェリーコーク木村です。今回は、段取り・準備を取り上げたいと思っています。
「段取り八分」という言葉がありますが、もともとは歌舞伎の世界で使われていた言葉で、構成や展開のことを指していました。
現在では様々な場面で「段取り」という言葉が使われるようになりました。
具体的には準備や物事の手順や手段などを表しています。一般的には段取り・準備が上手な人のほうが成果を上げやすいです。

今回は段取り・準備がいかに大切かということをお伝えしていきます。

仕事は準備が全て

「仕事が遅いのは自分の能力が低いからだ」と思う人もいるでしょう。たしかに能力が低い場合もあります。
ですが、それだけでもないのが現実です。また仕事が遅いから長時間働いているという人もいるでしょう
長時間働くことで「結果」の帳尻を合わせることはできるかもしれません。

しかし、長時間の労働は体を酷使してしまい、あまり得策とはいえません。
では能力も低く、長時間労働もしたくないのであればどのようにすれば良いのでしょうか。
それが今回取り上げる準備なのです。事前に準備をすることによって、結果的に短時間に終わり、中身も濃いものにすることができるようになるのです。

デスク周りはきれいにしておく

いざ仕事をしようと思った時に、道具がなくて困ったことはないでしょうか。必要な時に、必要なものがないということは時間の無駄につながります
1回の探す時間はわずかだとしても毎回探すとなると、累計で考えるのならばかなりの時間を使うことになります。

この探す時間は、まったく生産性がありません。合理的に考えるのならばこの時間は限りなくゼロにする必要があります。
それは、いつも整理整頓している状態を作っておくということです。
物理的なデスク周りだけではなく、パソコンの中の画面などもキレイにしておくとよいでしょう。

ゴールを明確にする

準備をする上で、考えなくてはいけないのはゴールを明確にするということです。
そもそもゴールが不明瞭であれば、どこに向かって良いのかわかりません。何のためやるのかを含めてゴールを明確にする必要があります。
またどのレベルにするのかも考える必要があります。無駄にクオリティを上げる必要がない場合あります。
ですので、目的をしっかりと把握することが重要です。

タスクであれば、やるべきタスクの明確なゴール設定を自分の中で咀嚼する必要があります。
そして、そのゴールに沿って逆算で考えることも重要です。ゴールにやってやることは全て変わってしまうこともあります。
ですので、上司から与えられたゴールなのであれば、お互いに行き違いがないようにしっかりと確認をすることが必要です。

一方、自分で決めて行おうとするゴールもあります。この場合のゴールは、どうしても作話が入ってしまい、ゴール設定を間違えてしまうことが多々あります。
ゴール設定は簡単に見えて実は奥が深いものなのです。作話は、本人には気づきにくいものです。
どんなに冷静に自分のゴール設定をしようとしても、スコトーマと呼ばれる盲点がうまれます。

高額所得者ほど自分の考えに固執せず、他人からのフィードバックを受け入れます。
自分の考えに固執してしまうと、どうしてもゴール設定が甘くなってしまうということは多々起こりえるのです。

現状を正しく認識する

ゴール設定をするとしても今度は現状を正しく認識することが必要です。
自分の今の置かれている状況を正しく認識しないと、ゴールに向かって進むにしても、どのようにしたら良いかという方法を正しく選定できません。

「明日までにはこの仕事を仕上げる」といったものであれば、そこまで意識する必要がないかもしれません。
しかし、時間軸が長くなればなるほど、現状を把握する必要があります。
自分は何のリソースを持っているかなどを認識していないと、実際やってみたらこれではできないという事態が起こりえます。
現状把握というのも一つのスキルです。スキルですから修得すればどんどん向上します。
まずは常に意識をして、自分の置かれている現状というのを把握する訓練をすると良いでしょう。

優先順位をつける

仕事を行う上で優先順位をつけることは重要です。

一つのことを行う「シングルタスク」と一度に複数の事を同時に行おうとする「マルチタスク」では、「シングルタスク」のほうが「マルチタスク」よりも早いことが研究でもわかっています。
また、朝の気力が溢れている時と、深夜の残業時近くのヘトヘトな状態では、生産性も変わってきます。
したがって重要なことほど初めにやる方が、同じ量をやったとしても時間が違ってきます。

優先順位をつけて、それを朝から片付け始めるのが一番効率が良くなります。

段取りを細分化する

準備と近い言葉で「段取り」という言葉があります。段取りを行うポイントは、段取りの段取りを行うことです。
つまり、もっと細かく細分化してやることを明確化することに他なりません。
慣れてないうちは紙に書きだしてみるのも良いでしょう。
軽視されがちな部分ですが、紙や付箋に書き出すと頭がクリアになってきます。

細分化して粛々と行動する

やることを細分化したら、今度はそれにしたがって粛々と行うだけです。
計画を立てたとしても実際行動に移すとなると、急にトーンダウンしてしまったということはないでしょうか。
いつのまにか「ゴールを設定して計画を立てる」こと自体が目的になってしまう、ということがよくあるのです。
あくまでも準備や段取りは行動するために行うものです。粛々と行動することが必要です。

無駄を見極める能力も必要

番外編に近いのかもしれませんが、その仕事は「そもそも無駄」ということもあります。
特に今までの日本の会社では往々にしてこういうことがありました。
「やる意味がはっきりしないもの」です。時には上司の思い付きで動く仕事というのもあります。
このような場合、部下としては非常につらいものではあります。
なぜなら不毛と分かっていてもやらなければいけないこともあるからです。

しかし、仕事のできる部下の場合、うまくかわす術を持っている人も少なくありません。
無駄なことをする時間はありません。
結果的に与えられたタスクをなくすことができるのならば、無くしたほう良いです。
もちろん、個人差はあるとは思いますがその仕事の前提を疑ってみるということも重要です。

準備ができない人の特徴とは

準備ができない人は、その準備によって何が得られるかということを実感できていないからだと私は考えています。
本来、人間は楽をしたい生き物ですので、準備をした方が結果的に得をすると実感できるのであれば人から言われなくてもやるようになります。
実はFXなどの投資も同じです。FXで稼ぐというゴールを設定しようとしても、自分の立ち位置(現状)を正しく認識しているひとは少ないです。
FXは上がるか下がるかだけですので、簡単に見えてしまうこともあるでしょう。

しかし、ほとんど人は負けてしまうのが現状です。現状を把握したうえで準備をする必要があります。
準備というのは投資におけるトレーニングです。準備をしっかりしないと、かえって時間がかかってしまいます。
この場合で言えば損も発生してしまうことになりかねません。それを防ぐためにも準備は非常に重要なのです。仕事も投資も準備が必要なのは一緒です。
ただし、仕事と違うのは投資の場合、そばにアドバイザーがいても良いのです。
ですので、一人で考え込む必要はありません。連絡いただければ、投資の準備の仕方を教えます。

 
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